BRASIL. Resultados da I Conferência Nacional de Arquivos

I CONFERÊNCIA NACIONAL DE ARQUIVOS – I CNARQ

15 A 17 DE DEZEMBRO 2011 – BRASÍLIA

PROPOSTAS E MOÇÕES APROVADAS NA PLENÁRIA FINAL *

Eixos Temáticos

EIXO I – O REGIME JURÍDICO DOS ARQUIVOS NO BRASIL

PROPOSTA 1: Criar, a curto prazo, Grupo de Trabalho instituído pelo Ministério da Justiça, de caráter interdisciplinar, assegurando ampla participação, inclusive de profissionais de arquivos, para atualizar e ampliar a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, contemplando os seguintes aspectos:

1.1- Gestão de Documentos:

1.1.1. Explicitar, no art. 9º da Lei 8.159/1991, que a avaliação, a aprovação das tabelas de temporalidade de documentos e a publicidade dos procedimentos são condições para eliminação de documentos públicos; esses procedimentos serão realizados mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

1.1.2. Precisar que o conceito de gestão documental, previsto no art. 3º da Lei, também deve prever o controle continuado do ciclo de vida dos documentos arquivisticos, bem como deve incluir os seguintes procedimentos: as atividades de protocolo, classificação, reprodução e acesso, mencionando também que se aplica aos documentos em qualquer suporte e formato, de acordo com a definição do art. 2º;

1.1.3. Explicitar o impedimento à terceirização da guarda de documentos permanentes e de procedimentos de avaliação, tendo como referência a Resolução do Conarq nº 6/1997;

1.1.4. Afirmar na lei que a gestão de documentos é condição preponderante para garantia do acesso à informação a quantos dela necessitem.

1.2 - Organização e administração das instituições arquivisticas públicas:

1.2.1. Definir o perfil da instituição arquivística pública, no sentido de esclarecer sua atuação tanto como órgão de custódia e preservação de documentos, quanto como órgão normativo e coordenador da política de gestão documental, incorporando no texto da Lei as recomendações da Resolução do Conarq nº 27, de 16 de junho de 2008;

1.2.2. Atualizar o parágrafo 1º do art. 17 da Lei, no sentido de fortalecer o Arquivo Nacional como instituição arquivística máxima do Poder Executivo Federal, suprimindo a referência aos arquivos do Ministério das Relações Exteriores e dos Ministérios da Marinha, do Exército e da Aeronáutica.

PROPOSTA 3 – Garantir que a regulamentação da Lei 12.527/2011 deve ter como premissa o princípio de que a gestão documental é condição necessária à garantia de acesso à informação e, por isso, os Arquivos Públicos devem participar efetivamente dessa regulamentação em todas as esferas e poderes, destacando que o Ministério da Justiça deve oficiar, no prazo de 30 dias, aos Estados e municípios que os arquivos públicos devem participar da regulamentação e implementação da referida lei.

PROPOSTA 4 – Assegurar o cumprimento do regime jurídico dos arquivos no Brasil, a fim de garantir sua efetiva aplicação, reforço e ampliação, visando a criação de arquivos públicos em todos os estados e municípios. de modo que as instituições arquivísticas públicas sejam entendidas como essenciais para a eficiência e transparência do Estado. Para tanto, devem ser implementadas as seguintes ações:

a) O Ministério da Justiça, por meio do Arquivo Nacional, deverá, em curto prazo, formalizar parcerias com órgãos de controle e fiscalização da esfera federal (Tribunais de Contas, Ministérios Públicos, Corregedorias, Ouvidorias), tendo como referência a legislação correlata (Lei de Responsabilidade Fiscal, por exemplo), as ações de Estado (“Governo Aberto”, por exemplo) e a mobilização da sociedade civil, para assegurar no âmbito do poder executivo federal o cumprimento da legislação arquivística em vigor;

b) O CONARQ, em consonância com inciso 6 do art. 2 do Decreto 4.073/2002, deverá, em curto prazo, promover encontros, entre outras iniciativas, que reúnam arquivos estaduais, do DF e municipais com os órgãos de controle e fiscalização dos estados, DF e municípios no sentido de fomentar parcerias para assegurar o cumprimento da legislação arquivística em vigor no âmbito estadual, DF e municipal;

c) O Ministério da Justiça deverá propor Projeto de Lei, no curto prazo, que estabeleça sanções, inclusive restrições ao repasse de verbas de fundos específicos, aos estados e municípios, que não possuam arquivos públicos e programas de gestão de documentos;

d) O Conarq deverá estudar e propor, a curto prazo, diretrizes para a implementação de controles internos e controle social da atividade de gestão de documentos nos órgãos públicos.

EIXO II – A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E A GESTÃO DOS ARQUIVOS

PROPOSTA 1: Posicionar as instituições arquivísticas públicas no nível estratégico da Administração Pública, em todas as esferas, com dotação orçamentária própria, prevista no PPA (Plano Plurianual), e recursos humanos, materiais e tecnológicos necessários para o desenvolvimento das políticas de gestão e preservação dos documentos.

PROPOSTA 4: Garantir, junto ao poder público, a representatividade de profissionais de arquivo no processo de elaboração e definição de políticas públicas, relacionadas à modernização e transparência administrativa, ao acesso a documentos e informações, à cultura e ao patrimônio documental.

PROPOSTA 5: Criar linhas específicas de financiamento e editais para as instituições arquivísticas públicas, em todas as esferas de governo.

EIXO III – POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS

PROPOSTA 1: Redefinir os objetivos, composição e vinculação do Conselho Nacional de Arquivos, conforme os princípios mencionados a seguir, mediante constituição de Grupo de Trabalho com a finalidade de produzir proposta de alterações do CONARQ, a ser elaborado e colocado em consulta pública até outubro de 2012. Enquanto não for aprovada uma nova lei de arquivos, devem ser efetuadas as seguintes alterações no Decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002.

a) O CONARQ será a instância máxima de deliberação da política nacional de arquivos e exercerá as seguintes funções: formulação, implementação, monitoramento, acompanhamento, avaliação e orientação normativa;

b) O CONARQ deixará de ser vinculado ao Arquivo Nacional, passando a vincular-se diretamente ao Ministério da Justiça;

c) O CONARQ será subordinado ao mesmo ministério ao qual esteja vinculado o Arquivo Nacional;

d) O CONARQ contará com adequada dotação orçamentária e será organizado em Plenário, Presidência, Comissões, Grupos de Trabalho e Unidade técnico-administrativa. Caberá à Unidade técnico-administrativa garantir todo o suporte para as atribuições do Conselho Nacional de Arquivos, às suas Comissões e Grupos de Trabalho. Esta Unidade técnico-administrativa contará com recursos humanos especializados em Arquivologia e outras áreas de conhecimento.

e) O Presidente do CONARQ será eleito entre os membros do conselho e o mandato será de dois anos, sendo possível mais uma recondução, mediante eleição;

f) O Mandato dos membros será de dois anos, sendo possível mais uma recondução;

g) O Conarq terá a seguinte composição:

· Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

· representantes do Poder Executivo Federal;

· representantes do Poder Judiciário Federal;

· representantes do Poder Legislativo Federal;

· representantes do Arquivo Nacional;

· representantes dos arquivos públicos estaduais e do Distrito Federal;

· representantes dos arquivos públicos municipais;

· representantes das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia;

· representantes de associações de arquivistas;

· Representantes de órgãos da sociedade civil;

· Representantes de políticas nacionais com interfaces na Política Nacional de Arquivos tais como governo Aberto, PolÍtica Nacional de Cultura, etc...

· Representantes dos órgãos fiscalizadores.

h) Deverá ser ampliado o número de representantes da sociedade civil organizada, dos arquivos municipais, estaduais e do distrito federal, das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia, e das associações de arquivistas.

i) O CONARQ deverá ampliar seus mecanismos de transparência e divulgação da sua atuação.

j) A partir da sua reconfiguração, o CONARQ deverá atuar junto ao Distrito Federal e as esferas estadual, municipal, visando a institucionalização de arquivos públicos, bem como a formulação e a implementação de políticas de arquivos nessas esferas. Para o cumprimento desses objetivos, o CONARQ poderá firmar parcerias com órgãos de fiscalização e controle.

PROPOSTA 2: Criar, até 2013, no âmbito do Ministério ao qual esteja vinculado o CONARQ, um Fundo Nacional de Financiamento para o fomento à institucionalização de arquivos públicos e ao apoio à formulação de políticas públicas arquivísticas. Caberá ao CONARQ definir as diretrizes para a implementação do Fundo Nacional de Financiamento, bem como a avaliação dos seus resultados.

PROPOSTA 3: Instituir um grupo de trabalho amplamente representativo, no âmbito do ministério ao qual esteja vinculado o CONARQ, para elaborar, até o final de 2012, a proposta de um Programa Nacional de Fomento e Institucionalização de Arquivos Públicos. Após consulta publica da proposta, o Programa deverá ser coordenado pelo CONARQ.

EIXO IV – ACESSO AOS ARQUIVOS, INFORMAÇÃO E CIDADANIA

PROPOSTA 1: Garantir no processo de regulamentação e implementação da Lei de Acesso à Informação, os seguintes pontos:

a) Efetiva participação de representantes de instituições arquivísticas na regulamentação da Lei;

b) Definição dos critérios que caracterizem o que são informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem e dos procedimentos de classificação de informações (art. 31);

c) Indicação de representantes de arquivos federais para a composição da Comissão Mista de Reavaliação de Informações (art. 35);

d) Institucionalização dos arquivos como protagonistas dos processos de gestão documental e da informação nos orgãos e entidades públicas, subsidiando a implementação dos serviços de atendimento ao cidadão e orientando a capacitação específica dos servidores responsáveis pela gestão dos documentos (arts 6º e 9º).

PROPOSTA 3: Promover os arquivos públicos como espaços de conhecimento e cidadania por meio de: criação e implementação de serviços de difusão, educativos e culturais como canal de diálogo com a sociedade e mudança de paradigma da imagem dos arquivos; pesquisa de perfil dos usuários para orientação de melhorias nos serviços prestados e criação de estratégias de difusão do acervo; divulgação dos serviços de maneira ampla e ágil aproveitando os recursos tecnológicos atuais de comunicação; contratação de equipes multidisciplinares; e qualificação de espaços e profissionais de arquivos para atender aos usuários respeitando suas necessidades e possibilitando o acesso dentro do conceito de acessibilidade universal. Recomenda-se que essas ações sejam implementadas a curto e médio prazo.

PROPOSTA 4: Implementar ações de médio prazo que possibilitem a reunião, sistematização e difusão de informações sobre os arquivos brasileiros, por meio de planos e projetos que contemplem:

a) Ações censitárias periódicas nos arquivos públicos e privados, nas três idades (corrente, intermediária e permanente), compreendendo os três poderes e o Ministério Público nos três níveis, de modo a possibilitar a implementação de ações de organização dos serviços arquivísticos;

b) Criação de um portal eletrônico que congregue as informações referentes às entidades custodiadoras e aos seus acervos, que trabalhem com protocolos de comunicação e normas comuns de descrições arquivísticas, viabilizando a interoperabilidade dos sistemas de informação dos arquivos, com atenção às realidades regionais, em especial a da região Norte.

EIXO V – ARQUIVOS PRIVADOS

PROPOSTA 1: Explicitar no Decreto que regulamenta a lei federal de arquivos que o Poder Público, preferencialmente por meio das instituições responsáveis por definir políticas de arquivos, em cada esfera (Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal), com o envolvimento da sociedade civil - seja por meio da participação em conselhos ou por meio de consultas públicas - é responsável por identificar e declarar os arquivos privados como de interesse público e social.

PROPOSTA 2: Assegurar, por meio de instrumento legal específico, o cumprimento da legislação e das resoluções do CONARQ no que se refere à preservação e o acesso aos documentos públicos produzidos e recebidos pelas agências reguladoras, empresas em processo de desestatização, empresas desestatizadas, pessoas jurídicas de direito privado, concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, ou recolher essa documentação às instituições arquivísticas públicas em suas respectivas esferas de poder. Essa mesma diretriz deve ser observada em todos os contratos firmados no âmbito da Lei 11.079/2004, que institui normas gerais para licitação e contratação de parceria público-privada no âmbito da Administração Pública.

PROPOSTA 3: Estimular a criação de linhas de financiamento permanente, fomentos específicos e mecanismos de incentivo fiscal para apoiar ações e projetos visando à preservação, tratamento e difusão de acervos arquivísticos de natureza privada, desde que o acesso público seja garantido.

EIXO VI – EDUCAÇÃO, PESQUISA E RECURSOS HUMANOS PARA OS ARQUIVOS

PROPOSTA 1: Elaborar, a curto prazo, Plano Nacional de Formação de Recursos Humanos na Área de Arquivos, com base em diagnósticos da situação atual da área e da capacidade de formar profissionais, visando à definição de prioridades e metas com relação à criação de cursos de capacitação profissional, cursos técnicos, cursos de graduação e cursos de pós-graduação, além da criação de cursos na modalidade à distância.

PROPOSTA 3: Ampliar ou intensificar a ação de associações, entidades e fóruns de ensino e pesquisa em arquivologia, com o objetivo de qualificar e difundir a produção científica da área e obter credenciamento e reconhecimento em nível nacional e internacional.

PROPOSTA 4: Encaminhar, a curto prazo, às agências de fomento e instituições acadêmicas, por iniciativa do Fórum de Ensino e Pesquisa em Arquivologia, documento com intuito de registrar as especificidades e reconhecer a necessidade de promoção de cursos de pós-graduação stricto sensu em Arquivologia.

Moções

1 A Plenária da I CNARQ sugere que seja incluído no relatório final da Conferência Nacional de Arquivos a seguinte definição sobre a política nacional de arquivos:

A política nacional de arquivos, a ser definida pelo CONARQ, será o conjunto de premissas, decisões e ações produzidas, implementadas e avaliadas em benefício do Estado e da Sociedade com os objetivos de favorecer a gestão dos arquivos, a democratização do acesso à informação, assim como o fortalecimento dos arquivos públicos e privados do Brasil.

2 A Plenária da I CNARQ recomenda que o Poder Público nas diferentes esferas de atuação inclua nos Planos Plurianuais (PPA), objetivos e metas específicas para a promoção de políticas públicas arquivísticas, referentes à gestão de documentos, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

3 A Plenária da I CNARQ recomenda que o Arquivo Nacional analise, até agosto 2012, as possibilidades de intercâmbio entre os arquivos pan-amazônicos (formado por arquivos do Brasil, Venezuela, Bolívia, Colômbia, Peru, Guianas e Equador) a fim de viabilizar o acesso aos acervos, por meio das normas nacionais e internacionais de descrição arquivística.

4 A Plenária da I CNARQ recomenda que o CONARQ elabore e apresente um dispositivo legal que assegure concurso público para o cargo de arquivista nas instituições arquivísticas públicas.

5 A Plenária da I CNARQ apóia a realização de concursos periódicos para renovação continuada dos quadros funcionais do Arquivo Nacional, arquivos estaduais e municipais.

6 A Plenária da I CNARQ apóia a criação do Conselho Federal de Arquivologia.

7 A Plenária da I CNARQ apóia a iniciativa de revisão da Lei de Direitos Autorais no que se refere a autorizar a digitalização de acervos de arquivos públicos e sua difusão.

8 A Plenária da I CNARQ recomenda que o Comitê Gestor de Governo Aberto considere a gestão de documentos como condição necessária ao acesso às informações públicas.

9 A Plenária da I CNARQ apóia a promoção de treinamentos e capacitação em gestão documental para todos os servidores nos órgãos da administração pública, de modo a viabilizar as políticas arquivísticas.

10 A Plenária da I CNARQ apóia a necessidade da participação dos arquivos públicos estaduais e do Arquivo Nacional, na Conferência sobre transparência patrocinada pela Controladoria Geral da União.

11 A Plenária da I CNARQ indica a inclusão do cargo de arquivista nos Planos de Cargos e Salários dos órgãos da administração pública dos três poderes.

12 A Plenária da I CNARQ recomenda que o CONARQ atue junto ao Congresso Nacional para análise e aprovação dos projetos de lei sobre documentos digitais ou digitalizados, e junto ao Instituto de Tecnologia da Informação, visando adotar os princípios arquivísticos.

13 A Plenária da I CNARQ recomenda que o comitê de elaboração do projeto da II CNARQ tenha representação regional igualitária e conte com dotação orçamentária.

14 A Plenária da I CNARQ recomenda que o CONARQ defina e divulge amplamente metodologias de gestão documental para as instituições de natureza notarial, visando garantir o acesso.

15 A Plenária da I CNARQ demanda que o projeto da II CNARQ preveja etapas prévias estaduais e regionais, com cronograma que permita a ampla divulgação do evento e o aprofundamento das discussões, com aportes de recursos da União para custeio, incluindo transporte e hospedagem para os participantes.

16 A Plenária da I CNARQ recomenda ao Ministério da Justiça uma ampla campanha junto às três esferas de governo, esclarecendo a nova Lei de Acesso e seus impactos na administração, ressaltando igualmente, o investimento estrutural (físico e pessoal) necessário aos arquivos públicos e serviços arquivísticos para o cumprimento da lei.

17 A Plenária da I CNARQ propõe que sejam envidados esforços para criação da associação científica de Arquivologia, em discussão na REPARQ – Reunião Brasileiro de Ensino e Pesquisa em Arquivologia.

18 A Plenária da I CNARQ recomenda a criação de arquivos públicos em todos os municípios do Brasil e também em estados onde não houver.

19 A Plenária da I CNARQ demanda a implementação, a curto prazo, de critérios democráticos para a escolha do cargo de diretor-geral do Arquivo Nacional e para o processo de gestão, tais como: mandato com tempo definido; limite de uma recondução ao cargo; chamada pública de interessados a ocupantes do cargo; eleição interna no sistema de lista tríplice; e criação de colegiado interno de natureza consultiva e deliberativa, com participação de representantes de servidores. Sugere-se ainda que esses critérios sirvam de modelo para as demais instituições arquivísticas públicas.

20 A Plenária da I CNARQ demanda que o projeto da II CNARQ preveja somente delegados eleitos pelos seus pares em suas regiões.

21 A Plenária da I CNARQ apóia a constituição de um grupo de trabalho pelo Ministério da Justiça com o objetivo de viabilizar a efetiva aplicação das diretrizes e ações propostas no relatório final da I CNARQ.

22 A Plenária da I CNARQ, em função da Recomendação n. 37 do Conselho Nacional de Justiça, e considerando a necessidade de uma administração adequada de conjuntos documentais que são fundamentais para a sociedade, para a história e para a consolidação da cidadania no Brasil, recomenda uma análise qualificada dos acervos documentais, considerando-se como critério principal seu valor enquanto patrimônio cultural e não em função do volume do acervo e dos custos de sua manutenção.

23 A Plenária da I CNARQ apóia a realização de concursos periódicos para a renovação continuada dos quadros funcionais das instituições arquivísticas públicas e dos arquivos dos órgãos e entidades da administração pública nas esferas federal, estadual e municipal, contemplando a formação de equipes multidisciplinares.

24 A Plenária da I CNARQ apóia a aprovação do projeto de lei que institui o plano de carreiras para os servidores do Arquivo Nacional, que sirva de modelo para as demais instituições arquivísticas públicas.

25 A Plenária da I CNARQ demanda que o regimento da II CNARQ estabeleça que a plenária é soberana para decidir sobre a metodologia dos trabalhos da Conferência.

* Versão sistematizada a partir do documento com as propostas e moções de todos os eixos, distribuído na Plenária Final no dia 17 de dezembro de 2011.